Cuối tháng, kế toán đối soát tồn kho — số trên sổ kho: 1.200 kg. Phân xưởng báo cáo đã xuất dùng từ đầu tháng: 850 kg. Nhưng khi kiểm tra thực tế, trong kho chỉ còn 320 kg.
Nguồn gốc 30 kg "biến mất" không phải mất trộm. Đó là sai số tích lũy từ quy trình ghi nhận — không phải từ nguyên vật liệu. Bài viết này giải thích tại sao tồn kho lệch, và quan trọng hơn — cách xử lý để con số trên sổ và thực tế khớp nhau.
Nguyên nhân gốc: Không ai ghi nhận tại điểm phát sinh
Tồn kho lệch giữa kho và phân xưởng không phải vì "nhân viên không cẩn thận." Đó là vấn đề hệ thống:
Khi một nguyên vật liệu đi từ kho đến phân xưởng, có 3 giao dịch xảy ra:
Kho xuất nguyên vật liệu cho phân xưởng
→ Kho: ghi giảm tồn kho (nếu kịp)
→ Phân xưởng: nhận nguyên vật liệu (nếu ai đó nhập)
→ Phân xưởng: dùng nguyên vật liệu thực tế (thường không ai ghi)
Nếu cả 3 bước được ghi nhận đúng → tồn kho khớp.
Nếu bất kỳ bước nào bị bỏ sót → lệch tích lũy.
5 nguyên nhân cụ thể
Nguyên nhân 1: Xuất kho "tạm" không qua sổ
Tình huống phổ biến nhất: phân xưởng cần thêm nguyên vật liệu giữa ca, nhân viên kho đưa qua ngay nhưng chưa kịp nhập vào sổ. Sau ca, người ta quên không cập nhật.
Kết quả: kho nghĩ đã xuất, phân xưởng nghĩ chưa xuất — hoặc ngược lại.
Nguyên nhân 2: Phân xưởng dùng nhưng không ghi
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có thể hao hụt nhiều hơn dự kiến do:
- Tỷ lệ hỏng cao hơn định mức
- Điều chỉnh công thức tại chỗ
- Thử nghiệm sản phẩm mới
Nếu phân xưởng không ghi nhận hao hụt thực tế → số trên sổ (tính theo định mức) cao hơn thực tế.
Nguyên nhân 3: Đơn vị tính khác nhau
Một nguyên vật liệu có thể được:
- Kho ghi: 10 bao × 25 kg/bao = 250 kg
- Phân xưởng ghi: 250 kg (đơn vị khác, không đồng nhất)
Khi cần so sánh, hai bộ phận nhìn cùng một thứ nhưng đang dùng đơn vị khác nhau — dẫn đến tưởng lệch nhưng thực ra là cùng số.
Nguyên nhân 4: Nhập kho điều chỉnh không kịp thời
Khi phát hiện thiếu hụt, kho thường điều chỉnh bằng cách nhập thêm nguyên vật liệu vào — nhưng:
- Phân xưởng đã dùng xong rồi, không biết có nhập thêm
- Số nhập thêm không được cập nhật vào phân xưởng
- Kết quả: cả hai đều có số "đúng theo góc nhìn của mình" nhưng khác nhau
Nguyên nhân 5: Không có quy trình kiểm kê định kỳ
Ngay cả khi mọi bước ghi nhận đúng, tồn kho trên sổ vẫn cần đối chiếu với thực tế định kỳ. Nếu chỉ đối soát một lần cuối tháng, 30 ngày sai số tích lũy sẽ hiện ra cùng lúc — quá nhiều để điều tra.
Cách xác định nguyên nhân lệch
Khi phát hiện tồn kho lệch, câu hỏi đầu tiên không phải "Ai sai?" mà là "Lệch từ bao giờ?"
Bước 1: Xác định thời điểm lệch bắt đầu
| Câu hỏi | Ý nghĩa |
|---|---|
| Lệch có từ đầu tháng hay mới xuất hiện gần đây? | Xác định phạm vi thời gian cần kiểm tra |
| Lệch tăng dần qua các tuần? | Dấu hiệu lệch tích lũy từ nhiều ngày |
| Lệch xuất hiện đột ngột 1 lần? | Có thể do 1 sự cố cụ thể |
Bước 2: Kiểm tra từng luồng
- Số nhập kho (theo phiếu nhập) vs số kho ghi nhận
- Số xuất kho (theo phiếu xuất) vs số phân xưởng ghi nhận
- Số phân xưởng dùng thực tế vs số định mức
Bước 3: Tính hao hụt thực tế
Hao hụt = Nhập kho (đầu kỳ + trong kỳ) − Xuất kho − Tồn kho thực tế
Nếu hao hụt > 5% định mức → cần điều tra nguyên nhân thực tế. Trên 10% → có vấn đề quy trình nghiêm trọng.
Cách xử lý: Không phải "điều chỉnh sổ"
Nhiều doanh nghiệp xử lý tồn kho lệch bằng cách điều chỉnh sổ cho khớp với thực tế — nhưng đây là giải pháp che giấu vấn đề, không phải sửa vấn đề.
- Điều chỉnh sổ = che giấu → lệch sẽ tiếp tục xuất hiện tháng sau
- Sửa quy trình = xử lý gốc → lệch giảm dần đến khi chỉ còn hao hụt tự nhiên
Giải pháp 1: Ghi nhận tại điểm phát sinh
Mỗi người ghi nhận tại thời điểm mình thực hiện giao dịch — không chờ cuối ngày:
- Nhân viên kho: nhập phiếu xuất ngay khi xuất kho
- Phân xưởng: ghi nhận nhận hàng và sử dụng ngay khi nhận
- Quản lý: đối soát cuối ngày thay vì cuối tháng
Giải pháp 2: Quy trình kiểm kê định kỳ
- Hàng tuần: Đếm thực tế 3–5 mặt hàng có số lượng lớn nhất
- Hàng tháng: Đối soát toàn bộ tồn kho
- Sau mỗi lô sản xuất: Kiểm tra hao hụt thực tế vs định mức
Giải pháp 3: Đơn vị tính thống nhất
- Chọn 1 đơn vị chuẩn cho mỗi nguyên vật liệu (kg, lít, cái)
- Mọi ghi nhận dùng đơn vị chuẩn đó
- Không chuyển đổi khi đối soát
Câu hỏi thường gặp
Tồn kho lệch có bình thường không?
Mức chênh lệch 1–3% là có thể chấp nhận (hao hụt tự nhiên). Trên 5% → cần điều tra nguyên nhân. Trên 10% → có vấn đề quy trình nghiêm trọng.
Có nên "điều chỉnh sổ" cho khớp không?
Không khuyến khích. Điều chỉnh sổ chỉ che giấu vấn đề. Đúng cách: xác định nguyên nhân, sửa quy trình, để tồn kho tự khớp.
Kiểm kê có phải dừng sản xuất không?
Không cần. Kiểm kê từng khu vực, từng nhóm hàng — không cần dừng toàn bộ nhà máy. Có quy trình kiểm kê nhanh không làm ngừng sản xuất.
Aurasoft giúp ghi nhận tồn kho tại điểm phát sinh — mỗi giao dịch nhập kho, xuất kho, hoặc sản xuất được ghi nhận ngay khi thực hiện.
Trao đổi tình huống cụ thể →Tác giả
AURA chuyên thiết kế UI/UX và lập trình website, phần mềm ứng dụng quản lý giúp tự động hóa quy trình và tối ưu quản lý 'may đo' theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
AURA
